仕事で着実に成果を上げるために必要な事とは?仕事が出来る人の条件を知って成果をあげよう!

世の中には、時間に追われてアップアップになっちゃう人と、一体いつ寝ているの?と思うくらい忙しそうに視えるのに、ちゃっちゃと仕事を片付けて(こなして)いく人とがいる。

筆者は後者に見られる事が多い(そう言われる事が多い)けれど、実は前者(涙)。だからか、「読みなさいよ」とその本の表紙が私に波動を送っているような気がした。

松本幸夫著「時間に追われる人 仕事がラクに片づく人~着実に成果を上げる仕事術~」

いつも時間に追われている人が、仕事をラクに片付けられる方法があるなら、知りたいと思いませんか?今日はその方法についてこの本から紐解いてお伝えしましょう。

いつも時間が足りないのは何故?

いつも時間が足りない事については、二つの原因があると言います。それは

  1. 段取りの悪さ
  2. 完璧主義

一つ目の原因「段取りの悪さ」については、もう、「アイタタタ….」と秒殺された方が多いでしょう。

二つ目の原因「完璧主義」、これについては「自分は完璧主義者ではない」と思っている人でも、結構この傾向にあるだろうと思いますよ。いかがかしら?

何事においても完璧を目指している、というわけではなくても、家事がちゃらんぽらんでも(それは筆者)何かをやろうと思ったら、簡単に満足しない、これじゃまだいけない、こんなではダメだ、ともっと良い出来を求める。という事かな?と思いますよ。

時間とは、使いこなすもの

ただ漠然と仕事をするだけでは、いつまでたっても「忙しい感じ」から抜け出せない。何故なら、仕事・やるべき事は次から次へとやってくるから。

その状態から抜け出すには、「時間の主人になる」気持ちを持つ事が肝心、とこの本「時間に追われる人・仕事がラクに片づく人」の著者は書いています。

次々にやってくる仕事を「受け身的に片付ける」ことから脱するために、自分でその流れをコントロールする。自分のスケジュールを把握・管理する。なんとなくダラダラと、長々と時間を割いてやっているために、大切な仕事が「やっつけ仕事」になってしまっていませんか?

それを避けるために、常に時間を意識しながら仕事をすることから始めてみましょう。

仕事が出来る人の条件とは?

仕事が出来る人の条件、それは段取りが良くなることです。

段取りさえ決まっていれば、ほとんどの仕事はスムーズにいく。あれも、これもしなければ!とバタバタと時間に追い込まれることもなくなります。では、「段取り」とは?

  • 仕事の全体像を考えてみる
  • 仕事を行う順番を決める
  • ゴールを先に決めてスケジュールを立てる

といった技術が必要だが、その前にまず考える事があるのです。それは、今すぐやるべき仕事かどうか?ということ。人は「今すぐやらなくてもいい事」に時間をかけていたりする。(ドキッ…)

朝起きたら、出社したら、目についた仕事、目の前にある仕事に、「何の考えも無く」手を付けていませんか?これが、バタバタをつくる一大要因です。

「今、目の前にあるから」という理由だけでその仕事をしてしまう。

もちろん、目の前にある仕事もやらなければならない事です。でも、本当に「今」やるべき事なのでしょうか?他にもっと緊急性・重要度の高い事はないのかなぁ?

効率的に仕事が片づく手順を考えよう!

建物を建てるのに、いきなり屋根を作ったりはしないでしょう。窓枠のはめ込みや外部の塗装も先にやる事ではありませんよね。手順を無視して仕事をするのは、はじめに屋根を作ってしまうようなもの。

仕事には最適な手順があります。あらかじめ順番を決めておき、その通りに手をつけていけば、確実に終わらせる事ができる。仕事は一つずつ順番に来てくれるわけではありません。だからこそ、複数の仕事をどう「仕切って」いくかがポイント

その仕切り方によって、仕事の成果も大幅に変わります。複数の仕事を並行する時に気をつけたいのは、「締め切りシンドローム」。締め切り間際には、追い込まれるからこそ発揮出来る力があります。

しかし、これを癖にすると「まだ○カ月先だから、とりあえずこっちの仕事を終わらせようと、締め切りの遠い仕事を放ってしまう。でもね、○カ月なんて、あっという間に過ぎてしまうもの。そして締め切り直前に大慌てとなってしまうのだ。

そのバタバタがまた次の仕事に影響を及ぼして、またそれが次の仕事へ、と延々と悪循環が続いてしまう。締め切りの遠い仕事でも、少しでもいいから「手をつけておく」こと。

少しの事の積み重ねが、大きなまとまった仕事になるのです。

スポンサーリンク

費やした時間と成果は必ずしも比例しない

仕事は完璧に仕上げなければ!と、一つの仕事にこだわってしまうと、他の仕事がおろそかになったり、連日残業・徹夜仕事になってしまうこともあるでしょう。時間をかければかけただけ、良い仕事(質の高い仕事)が出来るわけではありません(出来るとは限らない)。

必要以上のこだわりは、マイナスになる事もあります。100%を求めたら、予定した時間にはまず、終わらない。

思い切って仕事を「終わり」にすることも必要。適度な所で仕事を「見切る」ということだ

仕事は常に時間との闘い。どんなに質の高いものを仕上げても、締め切りに間に合わなければ全てはゼロになってしまうのだ。

気持ちをコントロールする方法を覚える

イヤな仕事を率先してやれる人は、そう多くありません。時間がないから、やるしかない!イヤだなんて言ってる場合じゃないでしょ!と自分を叱咤したところで、ますますヤル気は失せ、集中できない。

あなたは「北風と太陽」という話を覚えていますか?同じ事をやるのなら、無理に、イヤイヤやるのではなく、気分良くできるようにしたいもの。そのために、自分の感情をコントロールしてその仕事を「やろう!」という気持ちに仕向けることが大切。

イヤな仕事のすぐ後に、好きな仕事・得意な仕事の予定を入れるのも気持ちのコントロール法の一つ。「この仕事が終わったら、あの仕事ができる・待っている~♡」ってね。

何のための効率アップなのか?

何のための効率アップなのか?それを自覚していなければ、何をやっても意味がありません。仕事が早く片づけば、自分のための時間が残るのです。自分自身が自由に使える時間が増えるの。

段取りが良くなれば、今まで2時間かかっていた仕事が30分で終えられるようにもなる。

しかし、仮に1日に1時間、自由時間が増えたとして、その時に自分は何をしたいのか?」を考えておく事が大切です。

そうでなければ、せっかく出来た自由時間を、ただ、ボーッとしてダラダラと過ごしてせっかくの時間を生かせません。

前半主義で行くのが肝心

これは筆者もよく立てる計画。物事を期限のあるところに向かってやっていくにあたり、短い期間毎にどこまでやるか(できている状態にするか)を先に決めておくのです。

この時に、やり始めから終了時までの期間を前半と後半に分けた時、前半にやってしまう量を多くしておくのがポイント。

前半と後半できっちり等分しない。そして、前半にやる事を多くします。何故なら、予定は狂うものだから。突如、他の予定が入ったり、或は自分が体調を崩す事もあるかもしれません。予定を立てていても、予定通りには出来ない時もあるかもしれない、という事をもスケジュールに入れておくのです。

もし、そういう事がなかったとしても、前半に多めの事をやっていれば、余裕が生まれます。

後半も予定通りに進んだとして、残った時間は、じっくり見直す(振り返る)ことに使えますよね。これは、期間的なものではなくても、一日においてもそう。

午前と午後に分けるなら、なるべく午前中にやる。まだまだ時間があるから、なんて思っていると、あっという間に夕方になってしまうものです。朝一番で手をつけると、一日を長く有効に使えます。(疲れてちょっと昼寝するにも、追い立てられる感にも襲われず、できます。)

とにかく手を付けるのがポイント!

なんとなく気が乗らないとか、なんとなくボーッとしてしまう。なんだか、なかなか始められない。そういう事ってありますよね。

でも、「とにかく始めてみる」のです。ちょっとでいいから、手を付ける。始めてしまえば「はずみ」がつきます。案外、のって進めていけるもの。

やるべきことにランク付けしてみよう!

時間を上手に使うには、まず「やるべきこと」は何なのかを明確にすること。やるべきことさえわかれば、そこから手をつけていけばいいのです。

もしも、やるべきことが複数ある場合には「どの順番で手を付けていくかを決めておく」こと。その順番を、「重要度」と「緊急度」によって決めておくのです。仕事を大きく三つくらいのグループに分ける。

  1. 緊急であり重要でもある「すぐにやるべき」仕事
  2. 緊急ではなく、しかも重要度も低いもの
  3. それ以外の仕事

殆どの仕事は、3番になるでしょう。1番は「すぐにやる!」。2番は「後回しでいい」。3番は、その中で優先順位をつけて、順に片づける。

他、時間をうまくコントロールして仕事をする方法として、以下の事があります。

  • 前日に「やることリスト」を作っておく
  • 先が見えない大きな仕事は小分けにしてやっていく
  • 自分にちょっとしたご褒美を設定して自分の尻をたたく
  • ちょっと空いた時間に「何をするか?」
    短い時間でできる仕事のリストを作っておく
  • 同じような仕事はまとめて片づける
    (「パソコン作業」「メール送信」「電話をかける」「書類に目を通す」など)
  • 目標はほどほどのところに設定する
  • 「緊急度」と「重要度」を間違えず、緊急なだけの仕事に振り回されない
  • 自分の仕事を紙に書き出す
    (何から手をつけたらいいかわからない時に有効)
  • 集中できなくても深刻に考えない。
    (困ったり焦ったりする時間そのものが、無駄)
  • 仕事が進まない時、ズルズルと引きずってやらない
    (そういう時は早々に切り上げて明日に備えた方が生産的)
  • 集中できない時は、集中しなくていい仕事をする
  • 遊びの予定は先に入れて、絶対にずらさない

仕事で着実に成果を上げるために必要な事とは?のまとめ

  • いつも時間が足りないのは段取りが悪いからか完璧主義だから!
  • 漠然と仕事をしているから時間に追われるのだ
  • やっつけ仕事にしないために、自分で仕事をコントロールする!
  • 仕事が出来る人の条件、それは段取りが良い事!やっぱり…
  • 効率的に仕事を片付けるためには、仕事の仕切り方を考えること!
  • 費やした時間と成果は比例しないことを覚えておこう!
  • 何が一番重要なのか、やる事にランク付けしよう!

まさに、時間に追われる人というのを筆者も経験してきましたが、時間がない理由・行動を自分でやっていたと思い知りましたよ。時間は作るものだなんて言うけれど、そんな時間を作る時間がないじゃん!って思っていましたもの。

でも、時間は自分でコントロール出来るんですよね。さ、あなたも時間に追われる人から、ラクに仕事が片づく人になりませんか?

スポンサーリンク

  • このエントリーをはてなブックマークに追加